Кадровые документы

Кадровые документы создаются и обрабатываются на предприятии работниками кадровых служб, но также эту работу могут выполнять сотрудники компании, представляющей услуги кадрового аутсорсинга. И в том и в другом случае эффективность работ связана с рациональным обеспечением деятельности, как организационным, так техническим и правовым.

Разработка кадровых документов одна из популярных услуг, которую оказывают сотрудники КА "Тандем". Наши специалисты готовы составить полный комплект кадровых документов любой сложности по каждому сотруднику Вашей организации: трудовые договоры и доп. соглашения, приказы, распоряжения, уведомления, справки, табели, больничные и другие документы.

Вновь оформляемая, а также имеющаяся на предприятии кадровая документация должна регулировать работу сотрудников, обозначать их права и обязанности, а самое главное должна вестись в соответствии с действующим законодательством и быть в полном порядке. Мы проводим оформление кадровых документов в соответствии с Трудовым Кодексом РФ, без ошибок и вовремя, минимизируем риски и неся ответственность за свою работу. Обеспечиваем конфиденциальность процесса и результатов работы на всех этапах создания и внедрения кадровой документации.

• Учредительные документы
• Трудовые договоры
• Штатное расписание
• Табель учета рабочего времени или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Документ о защите персональных данных работников (положение)
• График отпусков
• Личные карточки
• Приказы (о приеме работника, о предоставлении отпуска, о поощрениях, о командировках, переводах, прекращении трудового договора с работником, о применении дисциплинарного взыскания и т.п.)
• Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
• Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно – приказов, трудовых договоров
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
• Трудовые книжки
• Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

На предприятии кроме обязательной кадровой документации могут оформляться и иные документы, необходимые для осуществления качественной систематизации кадрового документооборота и управления персоналом

При определенных обстоятельствах обязательными могут стать и такие документа, как:

• Договор коллективный, если от одной из сторон (работодателя, работников) исходит инициатива его заключения.
• Положение, регламентирующее порядок оплаты труда и/или премирования, в том случае, если какое-либо условие премирования и/или оплаты труда другим документом не регулируется.
• Должностные инструкции, если в трудовом договоре не прописаны какие-либо обязанности работника.
• Положения о проведении аттестаций, если работодатель проводит аттестации работников.
• График сменности, если работа имеет сменный характер.
• Положение о коммерческой тайне.
• Списки работников, имеющих особый статус: несовершеннолетние, инвалиды, беременные, родители, имеющие детей до 3-х лет, одинокие матери, отцы, работники, сталкивающиеся с вредными условиями труда и т.п.

Для организации на предприятии упорядоченной работы с персоналом, для удовлетворения требованиям налогового и трудового законодательства, необходима организация кадрового документооборота. Пренебрежение этой процедурой, допущение небрежности в ведении кадрового документооборота рано или поздно скажется негативно на благополучии предприятия. Работодатель в отсутствии необходимой документации, требуемой при оформлении работников, может быть привлечен к ответственности, кроме того, затраты, принимаемые при исчислении налоговой базы для определения суммы налога, требуют обязательного документального подтверждения.

Следует помнить, что юридическую силу, то есть свойство официального документа, обеспечивается только за счет фиксации информации в соответствии с действующими нормативными требованиями, знаниями которых должны обладать кадровые работники в полном объеме.

Организация кадрового документооборота в целом по предприятию сводится к систематизации по назначению, периодичности исполнения, цели разработки состава кадровой документации с последующим унифицированием названий и видов документов и закреплением функций документирования по каждой бумаге.

Составление подробной номенклатуры дел, оформляемой по установленным правилам, представляющей собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием соответствующих сроков хранения документации, является систематизацией кадровых документов.

Систематизация кадрового документооборота на предприятии необходимо для реализации более удобной и рациональной работы с кадровыми документами. Кроме того синхронизация документации позволяет в любой момент иметь актуальные данные о движении персонала.

Для реализации процесса систематизации кадрового документооборота рекомендуется вести журналы учета документов. Необходимы следующие виды журналов:

• Для учета трудовых договоров. Такой журнал бывает полезным в тех организациях, где на работу принимается большое количество сотрудников, а также заключаются трудовые договора срочного характера, об окончании которых, в соответствии со статьей Трудового Кодекса № 79, работника необходимо предупреждать не позднее, чем за 3 календарных дня.
• Даты окончания срочных договоров, занесенные в соответствующий журнал, отследить намного проще. Если сотрудник об окончании срочного трудового договора не будет предупрежден своевременно, срочный характер договора утрачивается и договор переходит, в соответствии со статьей ТК № 58, в разряд заключенных на неопределенный срок.
• Для учета приказов по личному составу. Такой вид журнала необходим для учета порядковых номеров приказов о кадровых перемещениях: прием, увольнение, перевод и т.п. Если в компании сотрудников, а следовательно и кадровых процедур не много, можно вести общий журнал, в противном случае целесообразно вести несколько журналов для каждой кадровой процедуры отдельно.
• Для учета процедур ознакомления сотрудников с нормативными актами локального характера. Необходимость существования на предприятии такого вида журнала определяется обязанностью работодателя знакомить работников с существующими локальными нормативными актами перед подписанием трудового договора, а также при подготовке новой нормативной документации. Данная обязанность прописана в статье ТК РФ № 68.

В КА "Тандем" работают грамотные специалисты в области трудового права, которые помогут разработать кадровые документы сотрудников в соответствии с особенностями Вашего предприятия. Помните, что несоблюдение правил ведения делопроизводства, их некачественное выполнение, ошибки в кадровой документации грозят проблемами с проверяющими органами и ощутимыми штрафами и санкциями. Чтобы этого избежать, доверьте кадровые документы своей организации профессионалам.